POLÍTICA DE TRATAMIENTO Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES DE CLC COMPAÑÍA LATINOAMERICANA DE CAPACITACIÓN S.A.S.

1. IDENTIDAD Y DOMICILIO DEL RESPONSABLE

Razón Social	CLC COMPAÑÍA LATINOAMERICANA DE CAPACITACIÓN S.A.S.
NIT	900.496.437-8
Domicilio Principal	Km 10,5 vía Bogotá - La Calera, La Calera, Cundinamarca, Colombia.
Correo Electrónico	datospersonales@clc.com.co

2. MARCO LEGAL, PRINCIPIOS Y DEFINICIONES

Definiciones Clave (Art. 3, Ley 1581 de 2012):

• Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Titular: Persona natural cuyos datos son objeto de Tratamiento (clientes, empleados, prospectos).
• Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos. Para efectos de esta política, es CLC.
• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre los datos personales (recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión).
• Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica que realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable.

3. DATOS PERSONALES RECOLECTADOS

CLC recolecta los siguientes datos personales a través de sus canales (formularios web, correos electrónicos, WhatsApp, llamadas, formularios de registro y listas de asistencia en Zoom):

• Nombre y Apellido.
• Correo electrónico.
• Número de teléfono.
• Nombre de la empresa.
• Cargo o rol profesional.
• País de ubicación.
• Área de interés sobre nuestros servicios.
• Grabaciones de audio y/o video de las sesiones de capacitación o clases virtuales.
• Hojas de vida (en el contexto de programas de educación continuada).
• Cualquier otra información que el titular proporcione voluntariamente.
• Información de pago, historial de servicios o cursos tomados.

4. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

CLC trata los datos personales para las siguientes finalidades:

4.1. Finalidades Generales (Aplicable a todos los grupos)

• Dar cumplimiento a las obligaciones legales, contables, contractuales y regulatorias.
• Transferir o transmitir datos a aliados o proveedores de servicios necesarios para el desarrollo del objeto social (ej. plataformas de capacitación, servicios tecnológicos, mensajería).
• Realizar actividades de auditoría interna y externa.
• Gestionar y dar respuesta a consultas, peticiones, quejas y reclamos (PQR) relacionados con la prestación de servicios.
• Emitir facturas y gestionar cobros.

4.2. Finalidades de Clientes / Externos (Prospectos, Proveedores y Contratistas)

• Gestión Comercial: Responder a solicitudes de información, cotizaciones y consultas; realizar seguimiento a prospectos y gestionar la relación comercial.
• Prestación de Servicios Contratados: Gestionar y formalizar la prestación de los servicios de capacitación, consultoría y formación. Esto incluye la creación de perfiles de usuario en la plataforma de e-learning (Campus CLC - Moodle) cuando sea aplicable, el envío de memorias, material post-servicio, recordatorios y la realización de encuestas de satisfacción.
• Marketing y Comunicaciones: Realizar el envío de información comercial, boletines, ofertas, promociones y publicidad sobre nuevos cursos o eventos, invitaciones a eventos (webinars, cursos) y actualizaciones sobre nuestros servicios, siempre que contemos con su autorización explícita. El Titular puede revocar esta autorización en cualquier momento sin afectar la prestación de los servicios contratados.
• Gestión de Programas de Educación Continuada: En el marco del convenio con la Universidad El Bosque para el Diplomado en Visita Médica Profesional, se tratan datos para gestionar el registro de asistencia, administrar repositorios de hojas de vida, y gestionar las grabaciones de las clases y actividades académicas.

4.3. Finalidades de Datos Internos / Empleados (Incluye Candidatos y Ex-empleados)

• Administrar la relación laboral o contractual, incluyendo el pago de nómina, liquidación de prestaciones sociales, y aportes a seguridad social y parafiscales.
• Evaluar, seleccionar y realizar el seguimiento al proceso de vinculación laboral y contractual.
• Verificar el cumplimiento de las políticas internas y gestionar el suministro de herramientas de trabajo.
• Garantizar la seguridad y salud en el trabajo del empleado.

5. TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES

CLC prohíbe el Tratamiento de Datos Sensibles, salvo que se cumplan las excepciones legales. En el contexto laboral, el Tratamiento de datos sensibles (ej. historia clínica ocupacional) se realizará exclusivamente para cumplir obligaciones legales (Seguridad y Salud en el Trabajo) y bajo el consentimiento explícito del Titular. Se reitera que el Titular no está obligado a autorizar el Tratamiento de dichos datos.

6. DERECHOS DEL TITULAR (Derecho de Habeas Data)

El Titular de los datos tendrá derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada a CLC.
• Ser informado sobre el uso dado a sus datos personales.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato.
• Acceder en forma gratuita a sus datos personales.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).

7. PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE DERECHOS (Peticiones, Consultas y Reclamos - PQR)

Para ejercer cualquiera de sus derechos, el Titular, o su representante, podrá enviar una solicitud formal al área responsable de CLC a través de:

• Correo Electrónico: datospersonales@clc.com.co.
• Dirección Física: KM 10,5 VÍA BOGOTÁ LA CALERA.

La solicitud debe indicar claramente la petición y adjuntar una copia del documento de identidad. CLC dará respuesta en los términos establecidos por la ley.

Consulta (Para conocer los datos)	Diez (10) días hábiles, prorrogables por cinco (5) días hábiles adicionales.
Reclamo (Para actualizar, rectificar, suprimir o revocar)	Quince (15) días hábiles, prorrogables por ocho (8) días hábiles adicionales.

8. TRANSFERENCIA Y ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO

CLC no vende ni cede sus datos. Para cumplir con las finalidades descritas, CLC comparte información con los siguientes proveedores (encargados del tratamiento) que garantizan la protección de sus datos:

• HubSpot, Inc.: Para la gestión de la relación con clientes (CRM).
• Google LLC: Para servicios de correo electrónico y almacenamiento en la nube (Google Workspace).
• SIIGO: Para la gestión de nuestro sistema contable y de facturación.
• Zoom Video Communications, Inc.: Para la ejecución de reuniones y clases virtuales.
• ACSY SAS: Nuestro proveedor externo de servicios contables, quien tiene acceso a la información de facturación para el cumplimiento de las obligaciones fiscales.

9. SEGURIDAD, VIGENCIA Y CONSERVACIÓN

Seguridad: CLC implementará medidas técnicas, humanas y administrativas rigurosas para garantizar la seguridad de los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Vigencia y Conservación:

• La presente Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales rige a partir del 1 de octubre de 2025.
• La fecha de última actualización es el 15 de octubre de 2025.
• Los datos de prospectos que no se conviertan en clientes serán conservados por un periodo de dos (2) años para fines de seguimiento.
• Los datos de clientes serán conservados durante la vigencia de la relación contractual y por dos (2) años adicionales para fines administrativos y de marketing relacional.
• Lo anterior, sin perjuicio de los plazos de conservación documental más extensos exigidos por la normativa fiscal y comercial colombiana, especialmente en lo que respecta a la información de facturación.

CLC se reserva el derecho de modificar esta política en cualquier momento, informando oportunamente a los Titulares.